Aufgepasst - bei der Wahl Ihrer Immobilienverwaltung Teil 2


Worauf Eigentümer bei der Auswahl Ihrer Immobilienverwaltung achten sollten!

Im ersten Teil haben wir Sie bereits über wichtige Punkte, auf die Sie bei der Suche nach einer Immobilienverwaltung achten sollen informiert. Hierzu zählten allgemeine Anforderungen an den Hausverwalter, sowie welche Versicherungen eine Immobilienverwaltung abgeschlossen haben sollte. Das wichtigste ist, ihr Schutz! Jede Hausverwaltung sollte sich diesen als oberste Priorität gesetzt haben.




Vertragsgestaltung, Vertrauenssache?


  • Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein, ist die Firmierung auf dem Vertragsdokument korrekt?

  • Sind die Aufgaben der Verwaltung klar und übersichtlich geregelt?

  • Sind die Befugnisse der Verwaltung klar geregelt?

  • Sind die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt?

  • Ist die Haftung klar geregelt?

  • Wie ist die Laufzeit des Vertrages (max. 5 Jahre sind möglich, bei Erstbestellung von Neubauten max. 3 Jahre)?

  • Sind feste Kündigungsfristen bei einer Laufzeit von weniger als 5 Jahren vereinbart?



Erreichbarkeit und Büroorganisation

  • Gibt es feste Ansprechpartner und Erreichbarkeiten?

  • Verfügt das Unternehmen über eine professionell gestaltete Webseite?

  • Gibt es auf der Webseite ggfs. ein Kunden-Onlineportal, auf dem Dokumente und/oder Verträge oder weiterführende Informationen für Eigentümer/innen abrufbar sind?

  • Prüft die Verwaltung bei Übernahme der Eigentümergemeinschaft die mit Dritten bestehenden Verträge darauf, ob sie aktualisiert werden müssen?

  • Wie ist die Erreichbarkeit der Verwaltung geregelt?

  • Gibt es feste Bürozeiten bzw. Sprechstunden und eine Notfalltelefonnummer?

  • Ergehen die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen fristgerecht und kundenorientiert?

  • Sind die Unterlagen für Eigentümerversammlungen übersichtlich und nachvollziehbar aufbereitet?

  • Erfolgt der Versand der Protokolle von Eigentümerversammlungen innerhalb eines überschaubaren Zeitraums?

  • Wird eine Beschlusssammlung geführt und ist diese verständlich aufgeschlüsselt?

  • Werden über jeden Vorgang Belege geführt? Sind diese Vorgänge und Belege nachvollziehbar und transparent?

  • Werden verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit allen steuerlichen Ausweisen erstellt?

  • Verwendet die Verwaltung eine aktuelle Verwaltungssoftware?

  • Ist die Vertretungsvollmacht geregelt? Verfügt im Krankheitsfall und Urlaubsfall eine andere Person im Unternehmen über die notwendigen Kompetenzen und Vollmachten, damit die Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft problemlos erfolgen kann?



Finanz- und Vermögensverwaltung

Spätestens beim Geld hört ja bekanntlich die Freundschaft auf. Hier ist besondere Vorsicht geboten. Auf folgende Details sollten Sie als Eigentümer unbedingt darauf achten:

  • Ist das Hausgeldkonto auf den Namen der Eigentümergemeinschaft angelegt?

  • Ist auch bei Rücklagekonten die Eigentümergemeinschaft die Kontoinhaberin?

  • Werden die Konten von Kreditinstituten geführt, die Erfahrung mit WEG-Konten haben?

  • Wird die Höhe einer Instandhaltungsrücklage nachvollziehbar ausgewiesen und aufgeschlüsselt?

  • Ist die Verfügungsvollmacht für den Notfall geregelt? Kann im Krankheits- und Urlaubsfall ein weiterer Kompetenzträger Zahlungen veranlassen?



Technisch Verwaltung - ist auch hier Know-How vorhanden?

  • Hat die Verwaltung bereits Sanierungsmaßnahmen begleitet?

  • Gibt es auch eigene Erfahrungen mit

  • energetischen und/oder altersgerechten Sanierungsmaßnahmen?

  • Nimmt die Verwaltung regelmäßig Begehungen vor, um den Instandhaltungsbedarf zu ermitteln?

  • Bestehen Checklisten z. B. für regelmäßige Begehungen der Wohnanlage oder für Wartungen?

  • Sind die Objektbegehungsprotokolle nachvollziehbar geführt?

  • Werden bei größeren Maßnahmen, z. B. Sanierungen, mehrere nachvollziehbare Angebote eingeholt?

  • Verfügt die Verwaltung über eigenes technisches Personal oder ein belastbares Netzwerk

  • (z.B. an Handwerkern, Messdienstleistern etc.)?

  • Kann der Verwalter den Eigentümern bei Bedarf die Beauftragung von geeigneten Sonderfachleuten empfehlen?



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